Hjem Centralforeningen for stampersonel

Forstå din arbejdstid

Anbefaling - brug tid på arbejdstid!

Sekretariatet i CS modtager mange henvendelser fra medlemmerne der af den ene eller den anden årsag, har problemer med arbejdstiden. Det er alt fra manglende planlægning til manglende godtgørelse af merarbejde. Der er forvirring mellem opgørelsesperiode og planlægningsperiode og de mange andre regler. Men hvad er op og ned? Hvad kan vi selv gøre og hvad skal chefen gøre?

Af specialkonsulent Flemming Fage Sørensen

Inden vi taler for meget om arbejdstid, er der et par begreber vi skal have styr på. Det er begreber som er afgørende for hvordan arbejdstiden skal håndteres, men som desværre en gang imellem bliver blandet sammen.

Et begreb som de fleste nok har hørt omtalt er ledelsesretten. Men hvad er ledelsesretten for en størrelse?

Ledelsesretten betyder lidt forsimplet, at ledelsen har retten til at lede og fordele arbejdet. CS hører imidlertid fra mange medlemmer, at mange lokale chefer overser, at der med retten til at lede og fordele arbejdet, følger et ansvar for, at det rent faktisk også bliver gjort. I denne sammenhæng er det vigtigt fordi, at netop planlægning af arbejdstid hører hjemme under ledelsesretten.

I den forbindelse er det vigtigt at kende aftalen om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. Det er i denne aftale, at rammerne inden for hvilke ledelse og medarbejdere skal samarbejde om arbejds- og personaleforhold. Samarbejdsudvalgets opgaver vedrører netop de områder, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret. De overordnede retningslinjer vedrørende arbejdets tilrettelæggelse, f.eks. planlægningsperiodens længde skal derfor drøftes og aftales mellem ledelse og medarbejdere i samarbejdsudvalget.

Så chefen har helt klart et ansvar, men vi har som medarbejdere også et ansvar for, at samarbejdet om f.eks. planlægning af arbejdstiden fungerer. Som der står i samarbejdsaftalen ”Samarbejdet har som forudsætning, at ledelse udøves i dialog med medarbejderne på en motiverende, udviklende og tidssvarende måde samt, at medarbejderne aktivt bidrager til et fremadrettet samarbejde om arbejdspladsens udvikling.”

Konklusionen er derfor: Det er chefen som har retten og pligten til at planlægge arbejdstiden, og medarbejderne har stor indflydelse på chefens beslutninger igennem arbejdet i samarbejdsudvalget. Det kommer vi tilbage til.

Det er i den forbindelse vigtigt at vide, at samarbejdsudvalgets opgaver kun vedrører områder, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret.

Over for ledelsesretten har vi et andet begreb som er aftaleretten. Retten til at indgå aftale kan være til stede på forskellige niveauer. Det afhænger af om retten på det pågældende område er delegeret fra et højere niveau. På f.eks. lønområdet er retten til, at indgå aftaler i Ny Løn (engangsvederlagsforhandlinger), delegeret fra CS til de lokale tillidsrepræsentanter. Retten til at indgå lokalaftaler om arbejdstid er derimod ikke delegeret men ligger i CS. Det er det samme på den anden side af bordet. Myndighedschefen kan indgå lønaftaler, men har ikke fået delegeret kompetencen til, at indgå lokale aftaler om arbejdstid.

Det betyder, at man lokalt skal følge de aftaler der er indgået mellem Moderniseringsstyrelsen og organisationerne og i tilknytning hertil, lokalaftalerne mellem CS og FPT. Lokalt har man altså ikke ret til, at indgå kollektive aftaler om arbejdstid. Det er derimod i orden, hvis en enkelte medarbejder og chefen aftaler, at der for en periode planlægges på merarbejde for denne medarbejder. Hvis man vælger at gøre dette, skal man bare huske, at lave denne slags aftaler skriftlige og nøjagtige, i forhold til hvad der er aftalt om optjening og godtgørelse.

Den lokale chef kan f.eks. ikke, fordi han ingen penge har eller fordi han ikke vil, afvise at udbetale merarbejde, hvis fristen for afvikling af merarbejde er overskredet. Desværre hører vi i CS mange forskellige begrundelser for at slippe for at udbetale merarbejde. Fakta er imidlertid – det er et aftalespørgsmål – og chefen skal følge de centrale aftaler, der er indgået på et højere niveau.

Indflydelse
Selvom chefen har ledelsesretten til at planlægge arbejdstiden, kan han ikke bare træffe beslutninger hen over hovedet på medarbejderne. Han er nemlig forpligtet af samarbejdsaftalen hvoraf det fremgår, at retningslinjer for arbejdstid skal drøftes på samarbejdsudvalget. Det er blandt andet på samarbejdsudvalget, at ledelse og medarbejderrepræsentanter i dialog bliver enige om, i hvor lang en periode der skal planlægges på (planlægningsperioden). Samarbejdsudvalget kan fastsætte en planlægningsperiode fra at vare fra 4 uger og op til 52 uger. Det er også på samarbejdsudvalget man f.eks. drøfter pausernes varighed og placering. Så medarbejderne har stor indflydelse på de overordnede retningslinjer for arbejdstiden.
 
CS anbefaler altid, at man skal være opmærksom på, at hvis man bliver enig om en meget lang planlægningsperiode, kræver det meget stabile arbejdsforhold. Det kan, ud fra et planlægningsmæssigt synspunkt, være meget svært at se f.eks. 52 uger frem i tiden. En planlægningsperiode er nemlig ikke en aktivitetsoversigt, men derimod den periode hvor der skal foretages en seriøs planlægning af arbejdstiden.

Den enkelte medarbejder har krav på, at kunne se hvornår han eller hun skal møde og hvornår han eller hun har fri. Man skal også være opmærksom på, at der ikke planlægges på mere end de aftalte 37 timer om ugen.

Nogle chefer har den opfattelse, at så længe de har budget til det, må de gerne planlægge på merarbejde. Det er imidlertid forkert. Hvis chefen har behov for at planlægge en medarbejder på mere end 37 timer om ugen i gennemsnit, må chefen – som før nævnt – forsøge at aftale dette med den enkelte medarbejder. 

Det er derfor også vigtigt, at der er udformet nogle klare retningslinjer. Dels for at undgå misforståelser, men retningslinjer sikrer også, at medarbejderne får et behørigt varsel, hvis der skal ændres noget. Fastlagte retningslinjer i samarbejdsudvalget skal nemlig opsiges med tre måneders varsel.

Retningslinjerne kan selvfølgelig ikke tage højde for alt, og specielt ikke Force Majeure lignende situationer, altså situationer som er uforudsete. Det skal retningslinjerne heller ikke, for i tilfælde af Force Majeure, er der helt andre regler der træder i kraft.

Men retningslinjerne bør beskrive alle de situationer der er kendt ved myndigheden. Det kan f.eks. være, hvad gør man i tilfælde af sygdom? Specielt de steder hvor forsvaret har brug for en vagt, ser vi desværre ser vi ofte, at der ikke er beskrevet hvad der skal gøre i tilfælde af sygdom. Så griber man nogle steder til løsninger, som dels ikke er drøftet med personellet – og ofte uhensigtsmæssige for medarbejderne. Det er CS helt klare opfattelse, at hvis arbejdsgiveren har behov for at tilvejebringe personel der holder fri i tilfælde af f.eks. sygdom, må der oprettes rådighedstjeneste f.eks. i form af tilkaldevagt.

Planlægning
Planlægningsopgaven kan således godt virke uoverkommelig, men det er CS’ erfaring, at det virker ret godt de steder, hvor der er lavet nogle gode retningslinjer, og hvor der bruges den nødvendige tid til opgaven.

Planlægningen skal selvfølgelig tage højde for de rettigheder medarbejderne har jf. overenskomsten og de krav der er i arbejdsmiljøloven om daglige hvileperiode og ugentligt fridøgn. Der skal f.eks. være 26 fridage hvert kvartal, og en fridag er en periode på 40 timer hvor medarbejderen ingen arbejdsforpligtelser har. Og ved planlægning af den daglige arbejdstid skal der, inden for en periode på 24 timer, være 11 timers sammenhængende hvile. Planlægningen skal desuden tage størst muligt hensyn til den enkelte. Dette betyder blandt andet, at tjenesteplaner skal være tilgængelig så tidligt som muligt – lige som ændringer hertil tilsvarende skal varsles så tidligt som muligt. Det er bare et par af de regler, som man er nød til at kende, for at lave en planlægning der holder.

Opgørelse
Modsat planlægning af arbejdstiden som er ledelsesret, er opgørelsen af arbejdstiden aftaleret. Det betyder, at der allerede er retningslinjer for hvornår arbejdstiden skal opgøres. Det er aftalt mellem CS og FPT, at arbejdstiden skal opgøres hvert kvartal og er derfor uafhængig af planlægningsperiodens længde.

I forbindelse med opgørelse af arbejdstid er der således 4 datoer der er vigtige, og det er den sidste dag i kvartalet. Arbejdstiden skal gøres op den 31. marts, den 30. juni, den 30. september og den 31. december,

Hvis det viser sig, at der på opgørelsestidspunktet er plustimer på kontoen, så bliver disse timer nu til merarbejde. Dette merarbejde som det ikke lykkedes at godtgøre i det indeværende kvartal skal nu afvikles inden for 3 måneder, det vil sige det efterfølgende kvartal. Hvis det heller ikke lykkedes at godtgøre timerne i det næstkommende kvartal skal der ske en afregning af timerne.