Fastlæggelse af ferie

Ferietidspunktet fastlægges af ledelsen efter forhandling med den enkelte medarbejder inden for de rammer, der eventuelt måtte være fastlagt i samarbejdsudvalget.

Ledelsen skal i videst muligt omfang – under hensyntagen til institutionens drift – imødekomme medarbejderens ønsker, herunder ønsker om placering af hovedferien i egne børns skoleferie.
Det er ledelsen, der i sidste ende fastlægger feriens placering og varsler denne over for medarbejderen. Hovedferie skal varsles 3 måneder før feriens begyndelse, mens varslet for øvrig ferie er 1 måned før feriens begyndelse.

Ferie skal være optjent på afholdelsestidspunktet, men kan varsles før ferien er optjent. En undtagelse til dette er forskudsferie. Ledelsen bør i god tid i løbet af ferieåret orientere sig om medarbejderens ferieønsker, fx via en ferieliste, og kun i det omfang ferieønsker ikke kan imødekommes, vil der blive tale om en egentlig forhandling og evt. varsling. I praksis kan tilrettelæggelse af ferien ske uden individuel forhandling og formel varsling.

Et varsel skal være konkret, dvs. udtrykkeligt angive datoerne for feriens placering. En ledelsesudmelding, der eksempelvis blot pålægger medarbejderen at afvikle 3 ugers ferie i juli, vil ikke opfylde kravene til en formel varsling.
Et varsel kan gives både skriftligt og mundtligt. Et varsel er kun gyldigt, hvis ledelsen har sikret, at det er kommet til medarbejderens kundskab. For at der ikke skal opstå tvivl om, hvorvidt ferien er varslet rettidigt, eller hvornår ferien skal holdes, er det hensigtsmæssigt, at meddelelsen gives skriftligt, fx i form af en godkendt ferieliste.

Ved individuel aftale mellem ledelse og medarbejder kan der træffes aftale om andre varsler. Aftalen skal dog vedrøre en konkret og aktuel ferie, og der kan ikke på forhånd indgås aftale om andre varsler, fx i en ansættelseskontrakt.

Der er intet til hinder for, at ledelsen i forbindelse med varslingen af feriedage – typisk i tilknytning til søgnehelligdage – tilkendegiver at en medarbejder alternativt kan anvende anden tilgodehavende frihed, fx afspadsering eller særlige feriedage. En sådan mulighed for fleksibilitet er til fordel for medarbejderen og påvirker derfor ikke varslets gyldighed efter ferieloven.
Ledelsen kan ikke placere ferie på dage, hvor der foreligger en feriehindring, fx barselsorlov eller sygdom.

Da ferie skal holdes i hele dage, kan ferie heller ikke placeres på dage, hvor medarbejderen er delvis sygemeldt, medmindre medarbejderen selv ønsker det. I så fald indebærer det, at ferien skal holdes på hele dage.

Ferien holdes med 5 dage om ugen. For medarbejdere med eventuelle arbejdsfri dage og vagtdage i turnus indgår disse i ferien med et forholdsmæssigt antal, og ferien skal holdes på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt.

For medarbejdere med skiftende arbejdstider skal dagene placeres på en sådan måde, at den samlede frihed dækker en repræsentativ blanding af kortere og længere arbejdsdage, eventuelle arbejdsfri dage, dag-, aften-, natte- og weekendtjenester samt eventuelle rådighedsvagter – svarende til en normal vagtplan. Fx kan ledelsen modsætte sig, at ferien for en medarbejder med varierende ugentlig arbejdstid fortrinsvis placeres på de arbejdstunge uger. Omvendt kan ledelsen ikke placere en medarbejders ferie fortrinsvis i uger med meget få arbejdstimer.

Som led i ferieadministrationen er det vigtigt, at der er klarhed over, hvornår medarbejderen holder henholdsvis sin hovedferie og sin øvrig ferie, herunder dokumentation for eventuelle aftaler mellem ledelsen og medarbejderen om at dele hovedferien eller placere denne (helt eller delvis) uden for hovedferieperioden. Dette kan bl.a. få betydning for ferieafviklingen i forbindelse med fratræden.

Det er ligeledes væsentligt, at ledelsen holder separate regnskaber med optjening og forbrug af feriedage, henholdsvis særlige feriedage.

Reglerne om fastlæggelse af ferietidspunktet gælder for såvel optjent som ikke-optjent ferie.

For personalegrupper, der udfører særlige aktiviteter i Forsvaret, det statslige redningsbered-skab eller hos politiet, kan ledelsen bestemme at hovedferien helt eller delvis placeres uden for hovedferieperioden, hvis ganske særlige tjenestelige forhold gør det nødvendigt.

Som kompensation herfor ydes medarbejderen mindst 1,8 times betalt frihed for hver dags hovedferie, der placeres uden for hovedferieperioden.

For særlige feriedage skal tidspunktet for afholdelse fastlægges ved aftale mellem ledelsen og den enkelte medarbejder. Medarbejderens ønske om placering af særlige feriedage skal så vidt muligt imødekommes.

Det er dog en forudsætning, at afholdelsen er forenelig med arbejdet. Medarbejderen skal give ledelsen besked så tidligt som muligt i forhold til hvornår, at denne ønsker at holde de særlige feriedage.

Er dagene ikke holdt, og er tidspunktet for afholdelsen ikke fastlagt senest 1. januar, kan ledelsen varsle dagene til afholdelse med 1 måneds varsel.