Persondatapolitik

Introduktion
For at kunne administrere dine pensionsindbetalinger er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige.

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig
+45 36908917, rk@cspensionsfond.dk

Dataansvarlig
CS Pensionsfond, Snorresgade 15, 7 sal, 2300 København S (CVR-nummer 71939618)

Vores behandling af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis Forsvarsministerier eller CPR-registret, udleverer til os i forbindelse med din indbetaling til pension.

Disse personoplysninger behandler, og opbevarer vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor dig i forbindelse med administrationen af dine pensionsindbetalinger samt en eventuel udbetaling af pension.

Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne administrere dine pensioner.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• CPRNR, navn, adresse, telefon, e-mail, Pkat.

Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) dine personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven. Det kan dog komme på tale at opbevare dem længere i henhold til hvidvaskningsloven.

Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Denne ret kan CS Pensionsfond ikke efterleve så længe du ansat i forsvaret på CS overenskomstområde, eller har en hvilende ordning.

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til CS Pensionsfond.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi lukker din konto i CS Pensionsfond, slettes dine personoplysninger i henhold til gældende bogføringsregler.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet. www.datatilsynet.dk

Oplysninger, som vi videregiver
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for CS pensionsfond. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Til ekstern databehandling
  Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale med pågældende samarbejdspartner.
• Af juridiske årsager
  Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for CS Pensionsfond, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde CS Pensionsfonde fri fra skade, vores interessenter eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser såsom CS Pensionsfonds afkast.

Informationssikkerhed
Vi arbejder hårdt for at beskytte CS Pensionsfond og vores interessenter mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i CS Pensionsfond:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på CS Pensionsfonds vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i CS Pensionsfond.

Overholdelse
Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker.

Revisionshistorik
Version 1.0 – den 17. April 2018 udarbejdet af CS Pensionsfond