Privat- og datapolitik

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet nedenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os på nedenstående adresse – angiv gerne i brevets eller mailens emnelinje, at det drejer sig om en anmodning efter databeskyttelsesforordningen.

Centralforeningen for Stampersonel (CS)
CVR-nr.: 74035418
Snorresgade 15,2
2300 København S
Telefon: 36908900
Mail: cs@cs.dk

For at kunne varetage dit medlemskab af CS og levere de ydelser, du som medlem har ret til og forventer, er det nødvendigt, at vi har og bruger en række oplysninger om dig.

Nogle af disse oplysninger bruger vi efterfølgende til statistik af forskellig karakter samt til organisering af medlemmerne i områdeafdelinger, herunder valg af tillidsrepræsentanter og lignende.

Endelig er der lovpligtige krav som for eksempel indrapportering til SKAT af din kontingentindbetaling, så du er sikret kontingentfradrag på din årsopgørelse.

Det meste oplyser du selv i forbindelse med din indmeldelse, for eksempel:

• CPR
• Navn
• Adresse
• Telefonnumre
• E-mailadresse
• MA nr.
• Information om din ansættelse i Forsvaret

Hertil kommer information (og opdatering af den information du oprindeligt gav os), som vi efter din indmeldelse modtager fra Forsvaret i forbindelse med kontingentbetaling via løntræk.

For eksempel:

• Om du fortsat er tjenestegørende
• Hvor du gør tjeneste m.m.
• Information om kontingentbetaling (løntræk)

Vi gemmer information om dit medlemskab herunder perioder og medlemskabstype, din indmeldelsesblanket, breve vi har sendt dig og så videre.

Det kan for eksempel være et forsikringstilbud forhandlet på plads af CS, som kan tilkøbes af de medlemmer, der ønsker det.

Vælger du at tilkøbe en sådan ordning, registrerer vi det nødvendige for at kunne administrere den, f.eks. selve tilvalget og opkrævninger/indbetalinger, hvis dette håndteres sammen med dit kontingent.

En vigtig del af dit medlemskab er, at du kan få hjælp i konkrete situationer. Det kan være, hvis du er kommet til skade i forbindelse med dit arbejde, eller du kan have brug for hjælp i en lønsag, eller spørgsmål om arbejdstid.

Hvis vi, som følge af en henvendelse fra dig, vælger at oprette en sag eller et notat i vores system for at kunne bistå dig, vil der typisk blive gemt oplysninger om sagen. Det kan være oplysninger, du giver os samt vores egne notater, breve og e-mails i sagen.

Det kan også være oplysninger, vi indhenter fra andre relevante parter (hvor du har givet os fuldmagt, hvis det er nødvendigt) såsom Forsvarets Personalestyrelse, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES), kommuner eller andre.

Hvis der er tale om mange og måske følsomme oplysninger som helbredsoplysninger, vil du typisk blive informeret mere specifikt.

Vælger du at involvere dig aktivt i CS arbejde som tillidsrepræsentant, vil dette også blive registreret sammen med for eksempel informationer om de kurser, du har været på som led i din TR-uddannelse.

Først og fremmest bruger vi dine oplysninger selv og vi passer naturligvis godt på dem.

Dog udveksler vi også nogle af dine oplysninger med de tredjeparter, vi gennem aftaler eller lovkrav er pålagt at videregive dem til.

Som hovedregel er der kun tale om ”identificerende” oplysninger, såsom CPR, navn, adresse og lignende.

Hertil kommer oplysninger om opkrævning/indbetaling af kontingent.

Som medlem uden verserende sager vil dine oplysninger normalt kun blive udvekslet med:

• Tredjeparter der leverer nødvendige ydelser i forbindelse med opkrævninger/indbetalinger, for eksempel Nets og Forsvaret.
• Leverandører af medlemsfordele for eksempel TRYG forsikring, Forenede Gruppeliv eller Book-hus
• Offentlige myndigheder, for eksempel SKAT og AES.
• Dine lokale tillidsrepræsentanter, for eksempel i forbindelse med forhandling af lokalløn.

Ved konkrete sager og ved valg til tillidshverv i CS kan der som nævnt være andre oplysninger og andre tredjeparter, der modtager dine oplysninger. Du vil blive informeret herom i den konkrete situation.

Endelig benytter vi os i et vist omfang af eksterne leverandører for eksempel i forbindelse med afholdelse af urafstemninger, drift af IT-systemer, relevante spørgeskemaundersøgelser og distribution af CS-bladet.

De eksterne leverandører fungerer som ”databehandlere” for CS og er underlagt konkrete aftaler om håndtering af de af dine oplysninger, som de får adgang til. Således bliver de kun brugt i forbindelse med den konkrete ydelse og de bliver kun opbevaret af den eksterne leverandør så længe, som det er nødvendigt for at levere den aftalte ydelse.

CS sletter personoplysninger, når der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. I udgangspunktet opbevares oplysninger tilknyttet vores medlemmers sager i 10 år efter sagens afslutning, hvorefter de slettes i det hele. Opbevaringsperioden er dikteret af vores rådgiveransvar og den omstændighed, at den absolutte frist for at kunne gøre et rådgiveransvar gældende er 10 år.

Derudover er vores opbevaringsperioder afhængig af de forpligtelser, vi er underlagt i særlovgivningen – herunder vores overenskomst-, regnskabs- og skattemæssige forpligtelser.

Du har som registreret en række rettigheder, som CS er forpligtet til at opfylde som følge af vores dataansvar.

Du kan derfor altid kontakte os for at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger. Du kan også kontakte os, hvis du ønsker, at dine personoplysninger bliver slettet, hvis du ønsker, at CS begrænser behandlingen af dine oplysninger, hvis du vil gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om dig, eller hvis du ønsker at udnytte din ret til dataportabilitet (det vil sige, at du kan bede om at få overført dine oplysninger elektronisk til en ny dataansvarlig (eksempelvis en anden fagforening du har valgt at blive medlem af) og i et tilgængeligt format).

Hvis vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Du har efter reglerne også ret til at anmode om at få dine oplysninger slettet i det hele. Eksempelvis hvis du står i en situation, hvor du ikke længere har behov for at være medlem af CS.

Hvis vi modtager en indsigelse eller en anmodning om behandlingsbegrænsning og/eller sletning, sætter vi en grundig intern procedure i gang, hvor vi gennemgår alle vores systemer og de oplysninger vi har registreret om dig, herunder vurderer i hvilket omfang din anmodning kan imødekommes. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at vi af hensyn til andre forpligtelser – herunder regnskabs og skattemæssige forpligtelser – ikke altid vil kunne imødekomme en anmodning om at få begrænset eller slettet oplysninger. Derudover kan et hensyn til at kunne dokumentere vores rådgivning også betyde, at vi ikke kan imødekomme en sådan anmodning. Det er i den forbindelse også vigtigt at nævne, at i det omfang, vi imødekommer din anmodning, vil CS ikke længere have adgang til tidligere sager eller gamle dokumenter efter sletning. Derfor er det vigtigt, at du selv sørger for at gemme relevante papirer, som du eventuelt kunne få brug for senere.

Endelig har du også ret til at klage over vores behandling af personoplysninger

Du kan altid kontakte os på vores mailadresse eller postadresse, som er angivet oven- og nedenfor og hvis du ønsker at klage, kan du med fordel skrive dette i brevets eller mailens emnelinje.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over CS’ behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Henvendelse og eventuel klage

Har du spørgsmål til vores håndtering af dine oplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du henvende dig til os:

Centralforeningen for Stampersonel
CVR-nr.: 74035418
Snorresgade 15,2
2300 København S
Telefon: 36908600

Mail: cs@cs.dk

Vi vil behandle din henvendelse og/eller eventuelle klage og vende tilbage til dig hurtigst muligt.