Planlægningsperiode
Planlægning af arbejdstiden
Det er helt afgørende for et arbejdsliv og privatliv, der hænger sammen, at arbejdstiden blive planlagt og i samarbejde med den enkelte. Når planlægningen sker i dialog, er der mulighed for, at der tages hensyn til myndighedens opgaver og medarbejderens ønsker og behov.
Planlægningsperioden besluttes af din myndigheds samarbejdsudvalg og kan vare imellem 4 og 52 uger. Det er for den periode, din arbejdstid skal planlægges. Kan samarbejdsudvalget ikke blive enige, er det i sidste ende ledelsen, som fastsætter planlægningsperiodens længde. Det er vigtigt, at du kender planlægningsperiodens længde, så du ved om ledelsen rent faktisk planlægger for den periode som der er enighed om.
For en række militære aftaler gælder endvidere, at honorering følger planlægningsperioden. Det drejer sig om erstatningsfriheder for øvelse og erstatningsfriheder for sejlads som skal udbetales ved planlægningsperiodens udløb, hvis det ikke har været muligt at afvikle friheden i perioden.
Ledelsen kan kun disponere over den arbejdstid som er aftalt. Det er 37 timer om ugen i gennemsnit. Ledelsen må ikke planlægge på merarbejde. Hvis ledelsen for en periode har behov for at planlægge en medarbejder til mere end 37 timer om ugen, må det derfor ske i dialog med den enkelte. CS anbefaler, at sådanne aftaler laves skriftlige, og at det fremgår af aftalen 1) hvor meget der planlægges udover 37 timer og 2) hvordan og hvornår honoreres merarbejdet.
Ledelsen skal planlægge på alle kendte opgaver. CS opfatter det som brud på arbejdstidsreglerne hvis en af ledelsen kendt opgave ikke indgår i planlægningen, men beordres gennemført senere i perioden. Husk du har krav på en kopi af den planlagte arbejdstid.
Arbejdsdag
En dag hvor arbejdsgiveren har planlagt en aktivitet der kræver fysisk tilstedeværelse eller tilkald/rådighedstjeneste
Normal arbejdsfri dag
En arbejdsdag hvor medarbejderen ikke skal præstere tilstedeværelse fordi timenormen for perioden er opfyldt med arbejde på længere dage.
Fridag
En dag hvor medarbejderen ikke er pålagt nogen forpligtelser fra arbejdsgiveren.
Ledelsen skal tilrettelægge arbejdet inden for de rammer, der er fastsat i arbejdsmiljølovgivningen og i aftalen om visse aspekter i forbindelse med tilrettelæggelse af arbejdstiden.
I tilfælde, hvor arbejdsmiljølovens regler om hvileperiode og fridøgn fraviges, skal der ydes tilsvarende kompenserende hvileperioder eller fridøgn. Hvor forholdene undtagelsesvis er af en sådan art, at det ikke er muligt at yde kompenserende hvileperioder eller fridøgn, skal der ydes passende beskyttelse.
Den daglige hvileperiode efter arbejdsmiljølovgivningen kan efter aftale på det enkelte arbejdssted undtagelsesvis nedsættes fra 11 til 8 timer 1 gang ugentlig. Efter lokal aftale kan hvileperioden nedsættes til 8 timer indtil 2 gange ugentlig, dog ikke 2 døgn i træk. Denne aftale skal indgås af CS og Forsvarsministeriets Personalestyrelse.
I tilfælde, hvor arbejdsmiljølovens regler om hvileperiode og fridøgn fraviges, skal der ydes tilsvarende kompenserende hvileperioder eller fridøgn. Hvor forholdene undtagelsesvis er af en sådan art, at det ikke er muligt at yde kompenserende hvileperioder eller fridøgn, skal der ydes passende beskyttelse.
Den ansatte har ret til mindst 26 fridage i kvartalet. Antallet af fridage forhøjes med antallet af eventuelle søgnehelligdage i perioden, bortset fra søgnehelligdage, der falder på ugedage, hvor den ansatte i forvejen altid har fri.
En fridag skal være på mindst 40 timer. Hvis der indgår et helt kalenderdøgn, anses fridagen dog for givet, hvis den er på mindst 36 timer.
Hvis der gives 2 fridage i sammenhæng, skal den samlede frihed være på mindst 64 timer. Hvis der indgår 2 hele kalenderdøgn, anses fridagene dog for givet, hvis den samlede frihed er på mindst 56 timer. Hvis der gives mere end 2 fridage i sammenhæng, skal de øvrige fridage have en længde på mindst 24 timer.
Arbejdstiden skal tilrettelægges sådan, at den ansatte så vidt muligt får 2 sammenhængende fridage pr. uge og der kan maksimalt være 10 arbejdsdage mellem to fridage.
Mindst 30 fridage pr. år skal placeres på søn- eller helligdage.
Det er vigtigt, at medarbejderne kan se på tjenestelisten hvor fridagene er placeret. Dels for at kunne se, om førnævnte regler om placering er overholdt, men også fordi en fridag kun kan inddrages rent undtagelsesvist. Arbejdsgiveren skal altså, vidt det er muligt, respektere medarbejdernes fridage. Det skal bemærkes, at der her kun er tale om fridage men ikke arbejdsdage hvor medarbejderen holder fri (arbejdsfri dage)
Opgørelsesperiode
Opgørelsesperioden (normperioden) for almindelig arbejdstid fremgår af Statens Arbejdstidsaftale og er normalt på 1 måned. Denne regel gælder for civile med enkelte undtagelser. For militære har CS og FPS indgået en lokalaftale der fastsætter opgørelsesperioden til 3 måneder. Opgørelsesperioden følger årets kvartaler. Det vil sige, at arbejdstiden – uanset planlægningsperiodens længde – skal opgøres på følgende datoer:
- 31. marts
- 30. juni
- 30. september
- 31.december
Hvis det viser sig, at der på opgørelsestidspunktet henstår timer på arbejdstidssaldoen, bliver disse timer på opgørelsestidspunktet til merarbejde. (Bemærk at “fridage til gode” også er en del af merarbejdet, idet hver af disse indeholder 7,4 timer) Idet merarbejde skal håndteres efter nogle ganske særlige regler, skal merarbejdet flyttes til en anden konto.
Afspadsering skal gives senest 3 måneder efter opgørelsesperiodens udløb. Afspadseringen kan efter aftale med den ansatte udskydes i op til 1 år efter opgørelsesperiodens udløb. Dette fremgår af statens arbejdstidsaftale § 10.
Afspadseringstidspunktet skal varsles mindst 80 timer i forvejen.
Hvis du er syg, når en planlagt afspadsering begynder, har du ikke pligt til at påbegynde afspadseringen.
Hvis merarbejdet ikke er afspadseret inden udløbet af de 3 måneder, skal der ske betaling ved den følgende lønudbetaling, medmindre du vælger at få merarbejdet konverteret til opsparingsdage. Det skal bemærkes, at ledelsen efter afspadseringsfristens udløb, ikke kan afslå udbetaling med henvisning til manglende økonomi.
Hvis afspadseringen ligger i direkte forlængelse af fri- eller feriedage, skal varslingen under alle omstændigheder ske, før fri- eller feriedagene påbegyndes. Afspadsering bør så vidt muligt gives i hele eller halve dage.
Ledelsen har retten til at planlægges arbejdstiden og med denne ret kommer der også en pligt til at gøre det. Det har den konsekvens, at hvis der på opgørelsestidspunktet er minus på arbejdstidssaldoen skal disse timer nulstilles idet medarbejderen ikke kan skylde arbejdstid.
Retten til at indgå kollektive aftaler om arbejdstid på CS’ aftaleområde ligger i CS. Der er ikke umiddelbart adgang til, at den enkelte medarbejder og chefen laver en individuel aftale om arbejdstiden. Der kan dog indgås aftale om at udskyde afvikling af merarbejde, konvertere merarbejde til opsparingsdage eller oprette en fridøgnsbank.
CS anbefaler, at sådanne aftaler laves skriftlige, så det er nemt for jer begge at huske betingelserne for den konkrete aftale på et senere tidspunkt. Det er selvfølgeligt altid frivilligt at indgå en sådan aftale, og ikke noget du kan tvinges til.
